Diario Laboral

Mejorando la comunicación con Skype

Posted on: 28 enero, 2011

La semana pasada publiqué un post llamado: 25 Logros Awards, que consistió en desarrollar un fragmento del libro “Usted S.A.” de Inés Temple, donde hago una relación de los logros más significativos en lo que va de mi vida profesional. En el puesto número uno se ubicaba: La implementación de Skype como herramienta para fomentar la comunicación más fluida y directa en la empresa. En este post les voy a explicar los beneficios de skype en el trabajo.

Cuéntame Skype
Skype, es un programa de mensajería instantánea gratuita (chat), que te permite conectarte por texto, voz o video-llamada con otra persona en cualquier parte del mundo, todo eso en tiempo real. Algunos aún no reconocen el nombre, sin embargo todos conocemos muy bien el servicio que brinda Skype, porque es similar al que da hotmail con el messenger. La diferencia es que Skype brinda herramientas que aportan mucho más a nivel empresarial.

¿Para qué implementarlo?
Una de las problemáticas más comunes en una organización, sea mype o pyme, es la falta de comunicación directa entre los miembros del equipo. Por ejemplo: cuando el área de almacén necesita comunicarse con el área de ventas para hacer alguna consulta o corroborar un dato, se ven obligados a ir o llamar por teléfono a la otra área. Este proceso se puede optimizar de manera sencilla con la implementación de Skype, y sin que represente un costo adicional a la empresa, además mejora mucho las relaciones humanas, la comunicación se torna más horizontal y esto fomenta un mejor trabajo en equipo.

Esto también se puede llevar a otro nivel, animando a nuestros clientes a integrarse a skype para poder mantener contacto con ellos, esto se puede usar como un soporte on-line. En la oficina también lo hemos implementado de este modo y nos a funcionado bastante bien.

Reglas del juego
Sabemos que confiamos mucho en el criterio de nuestros trabajadores (o compañeros) para utilizar sabiamente esta herramienta, pero para evitar los malos entendidos, es mejor dejar en claro algunos puntos importantes.

Objetivos:

  • Agilizar la comunicación entre el equipo de trabajo (en toda la compañia).
  • Skype suplantaría la ausencia de una intranet (las intranet por lo general tienen un costo).
  • Generar mejores vínculos y comunicación más flexibles entre los trabajadores (Mejora de comunicación vertical).
  • Mejora de supervisión de proyectos.

Directrices de uso:
Antes de instalar skype, tengan en cuenta estas pautas básicas:

  • El uso de Skype esta limitado únicamente para temas laborales dentro de la empresa. Con esto no estamos diciendo que el lenguaje siempre tiene que ser formal, dependerá mucho de las personas que se están comunicando.
  • No abusar, ni aprovechar el nivel jerárquico a favor personal.
  • Los jefes de área tiene autoridad para revisar el historial de las charlas en el momento que lo requieran, únicamente ellos pueden acceder a esta información. ( Será violación de privacidad, si lo hace otra persona sin consentimiento del propio trabajador).
  • Los nombre de usuarios y claves, son dictados por los encargados del proyecto. Sugerencia: Los nombres deben seguir un patrón, es decir, si decimos que debe contener: primer nombre y primer  apellido materno del colaborador, todos los demás usuarios deben seguir esta regla. En el caso de las claves, debería ser de la misma manera.
  • Esta prohibido agregar a otros usuarios sin previo consentimiento de los supervisores a cargo del área.
  • Skype no suplanta al correo electrónico. Dejar un mensaje en Skype cuando el usuario no esta conectado, no equivale a mandar un mail.

Instalación Skype
Tienes que seguir estos 4 pasos sencillos que nos da skype:
http://www.skype.com/intl/es/get-skype/on-your-computer/windows/downloading/

  1. Haz clic en “Guardar archivo” para guardar la aplicación de instalación de Skype.
  2. Haz clic en el archivo SkypeSetup en la ventana de descargas.
  3. Para completar la instalación, sigue los simples pasos del asistente de instalación.
  4. Abre Skype e inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña. Recién aquí se crea las cuenta.

Funcionamiento de Skype
La información completa de todas las herramientas pueden verlas en este enlace de sitio web: http://www.skype.com/intl/es/get-skype/on-your-computer/windows/, aquí solo mencionaré algunas de las más representativas.

  • Pantalla Compartida: Un usuario puede compartir con el otro la visualización de su propia pantalla en tiempo real.
  • Llamadas y video-llamadas: puedes conversar con el otro usuario con una webcam y un micrófono, o solo por voz.
  • Enviar archivos: puedes enviar rápidamente archivos a tus compañeros. Ojo: en este caso no se deja de usar el correo para mandar un trabajo final.
  • Conversaciones grupales: puedes chatear con varias personas a la vez.

En conclusión

Skype como herramienta de comunicación interna, puede mostrar resultados bastantes favorables en cuanto a las relaciones personales entre el equipo (Comunicación horizontal), optimización de tiempo y mejora en la supervisión de los proyectos. En esta oleada digital que vivimos deberíamos aprovechar mucho más las diversas herramientas que nos ofrece la web de manera gratuita y encontrarles un beneficio empresarial.

Ahora solo nos queda probarlo y verficiar sus beneficios.

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